一、 檔案管理的現(xiàn)狀與問(wèn)題

　　近年來(lái)，我國(guó)檔案事業(yè)取得了長(zhǎng)足的發(fā)展，檔案事業(yè)的規(guī)模擴(kuò)大了，數(shù)量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。但傳統(tǒng)檔案管理手段與技術(shù)所導(dǎo)致的問(wèn)題日益突顯：

　　(一)、檔案編目流程繁瑣低效、整理時(shí)間冗長(zhǎng)

　　傳統(tǒng)方式下，檔案入館后先需進(jìn)行分類、排序，并去裝釘，然后由人工撰寫(xiě)檔案盒的相關(guān)信息，最后手工抄寫(xiě)檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。

　　(二)、檔案存放次序較易被打亂

　　雖然檔案一般都分類存放，但是在檔案存取過(guò)程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯(cuò)誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無(wú)序，查找困難。

　　(三)、檔案查閱耗時(shí)長(zhǎng)

　　隨著檔案規(guī)模與種類越來(lái)越龐大，要查找某一檔案時(shí)，先由管理員找到存放該類型檔案的檔案架，再根據(jù)檔案的編目信息在檔案架的每一格進(jìn)行查找。

　　(四)、檔案的盤(pán)點(diǎn)操作不科學(xué)

　　由于檔案數(shù)量眾多，且檔案材料都封裝在檔案盒內(nèi)，因此在盤(pán)點(diǎn)檔案時(shí)一般只清點(diǎn)檔案盒的數(shù)量。

　　(五)、對(duì)失效檔案的管理滯后

有效期限是檔案價(jià)值體現(xiàn)的重要標(biāo)志之一。因此，超過(guò)有效期限的檔案是沒(méi)有任何價(jià)值的，需要經(jīng)常性銷毀以減少對(duì)檔案庫(kù)存資源的占用。作為新一代物料跟蹤與信息識(shí)別的RFID(無(wú)線射頻識(shí)別技術(shù))技術(shù)的快速發(fā)展給檔案管理的自動(dòng)化、智能化帶來(lái)了可能性，具有其他方式無(wú)可比擬的優(yōu)越性。

　　二、 RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的方案設(shè)計(jì)

　　(一)RFID技術(shù)簡(jiǎn)介

　　RFID(Radio Frequency Identification)，即無(wú)線射頻識(shí)別，是興起于20世紀(jì)90年代的一項(xiàng)自動(dòng)識(shí)別技術(shù)。一個(gè)典型的RFID系統(tǒng)由射頻電子標(biāo)簽、讀寫(xiě)器或閱讀器以及天線三部分構(gòu)成。它集編碼、載體、識(shí)別與通訊等多種技術(shù)于一體的綜合技術(shù)，主要原理是利用無(wú)線電波對(duì)一種標(biāo)記媒體進(jìn)行讀寫(xiě)、識(shí)別的過(guò)程，非接觸性是它明顯特征。

　　(二)將RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，有著以下優(yōu)點(diǎn)：

　　1、非接觸式數(shù)據(jù)采集。。

　　2、快速掃描，且一次性數(shù)據(jù)處理量大。

　　3、標(biāo)簽信息容量大，使用壽命長(zhǎng)，可重復(fù)使用。

　　4、安全性高。標(biāo)簽的數(shù)據(jù)存取具有密碼保護(hù)，識(shí)別碼獨(dú)一無(wú)二，無(wú)法仿造，這種高度安全性的保護(hù)措施使得標(biāo)簽上的數(shù)據(jù)不易被偽造和篡改。

　　5、抗污染性能強(qiáng)和耐久性，傳統(tǒng)條形碼的載體是紙張，因此容易受到污染，但RFID對(duì)水、油和化學(xué)藥品等物質(zhì)具有很強(qiáng)抵抗性。

　　6、體積小型化、形狀多樣化，RFID在讀取上并不受尺寸大小與形狀限制，不需為了讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質(zhì)。

　　7、可重復(fù)使用，現(xiàn)今的條形碼印刷上去之后就無(wú)法更改，RFID標(biāo)簽則可以重復(fù)地新增、修改、刪除RFID卷標(biāo)內(nèi)儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)，方便信息的更新。

　　8、穿透性和無(wú)屏障閱讀，在被覆蓋的情況下，RFID能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質(zhì)，并能夠進(jìn)行穿透性通信。

　　9、標(biāo)簽具有EAS防盜功能，配合門(mén)型通道天線，可以很好的防止檔案丟失，實(shí)現(xiàn)非法取走報(bào)警功能

　　(三)基于RFID的檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)

　　如圖1所示。

　　1、RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

　　該系統(tǒng)由中心數(shù)據(jù)庫(kù)和終端管理器組成，是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存取中心與信息輸入輸出終端。

　　2、檔案管理信息系統(tǒng)

　　該系統(tǒng)由儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)、查詢管理子系統(tǒng)、銷毀管理子系統(tǒng)和安全管理子系統(tǒng)構(gòu)成。

　　3、系統(tǒng)具體功能如下：

　　(1)儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)：該子系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案自動(dòng)識(shí)別模塊所儲(chǔ)存的檔案盒編號(hào)和儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊所儲(chǔ)存的儲(chǔ)位編號(hào)自動(dòng)匹配，從而在進(jìn)行檔案的出入庫(kù)時(shí)較好地實(shí)現(xiàn)檔案儲(chǔ)位的定位。。

　　(2)查詢管理子系統(tǒng)：在檔案需要被查閱時(shí)，由該子系統(tǒng)提供檔案編目查詢、密級(jí)查詢等，并發(fā)出出庫(kù)指令，指令通過(guò)計(jì)算機(jī)總線將查詢信號(hào)傳輸至檔案架，使得檔案架上的指示燈亮起，管理人員按指示燈指示做出庫(kù)作業(yè)。

　　(3)銷毀管理子系統(tǒng)：檔案入庫(kù)前，在銷毀管理子系統(tǒng)中設(shè)定每份檔案的保管期限，當(dāng)?shù)竭_(dá)保管期限時(shí)，銷毀管理子系統(tǒng)自動(dòng)提醒管理人員失效檔案的相關(guān)信息，由管理人員作進(jìn)一步處理。管理人員也可由該子系統(tǒng)查看將要到期或是已到期銷毀的檔案信息。

　　(4)安全管理子系統(tǒng)：該子系統(tǒng)負(fù)責(zé)檔案防盜和現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)管，實(shí)施檔案管理的安全機(jī)制。

　　(四)硬件設(shè)備的應(yīng)用方案

　　一般來(lái)說(shuō)，檔案庫(kù)房的面積較小，可選擇高頻或超高頻(HF/UHF)頻段的讀寫(xiě)器和無(wú)源電子標(biāo)簽。RFID標(biāo)簽根據(jù)用途不同可以分為檔案標(biāo)簽和儲(chǔ)位標(biāo)簽。

　　1、標(biāo)簽信息項(xiàng)的設(shè)定

　　檔案標(biāo)簽上儲(chǔ)存的信息項(xiàng)包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號(hào)、檔案密級(jí)、入庫(kù)時(shí)間、保存期限、檔案內(nèi)容摘要等。

　　庫(kù)位標(biāo)簽上儲(chǔ)存的信息項(xiàng)包括：儲(chǔ)位類型、儲(chǔ)位編號(hào)、存放的檔案編號(hào)區(qū)間及數(shù)量。

　　2、標(biāo)簽安裝

　　² 在檔案標(biāo)簽中，將電子標(biāo)簽封成卡狀或不干膠紙質(zhì)，貼于每個(gè)檔案盒或檔案文件上。² 而儲(chǔ)位標(biāo)簽在儲(chǔ)位不需要調(diào)整或者標(biāo)簽沒(méi)有損壞的情況下，一般只需安裝一次。

　　3、電子標(biāo)簽

　　4、閱讀器安裝

　　在檔案室墻壁或天花板上安裝閱讀器，設(shè)備的正常工作需外接110 - 240 WAC電源適配器，并有局域網(wǎng)或無(wú)線局域網(wǎng)覆蓋，以進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸。將RFID標(biāo)簽閱讀器RJ45口與電腦網(wǎng)口相連接，從而可將RFID標(biāo)簽閱讀器讀取的數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或無(wú)線網(wǎng)絡(luò)的方式傳回服務(wù)器。

　　5、天線安裝

　　為確保檔案標(biāo)簽數(shù)據(jù)的讀取，需要根據(jù)檔案室實(shí)際情況，包括檔案柜、檔案密集架的尺寸樣式、材料來(lái)確定天線布置，確保最佳讀寫(xiě)效果，天線需要定制。

　　6、多天線分支器

　　WX-23 UHF RFID天線分支器是由文睿智能開(kāi)發(fā)的最新一代產(chǎn)品。該分支器是一個(gè)可擁有1-8個(gè)接口的超高頻天線分支器，它可用于聯(lián)網(wǎng)和在實(shí)時(shí)檔案資產(chǎn)跟蹤及智能密集架中分配RFID天線。WX-3天線分支器由主天線分支器和從天線分支器組成。

　　主天線分支器的每個(gè)射頻輸出端口(ANT1~ANT8)可以連接多達(dá)32個(gè)RFID天線。也就是每個(gè)主天線分支器可以支援4個(gè)從天線分支器。注意:考慮到實(shí)際的應(yīng)用場(chǎng)合，實(shí)際使用數(shù)量未必達(dá)到256個(gè)天線，請(qǐng)合理規(guī)劃以發(fā)揮出最大效能。靈活的天線布置、擴(kuò)大讀寫(xiě)控制半徑、大大節(jié)省系統(tǒng)成本。

　　(五)、 RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案館檔案管理的流程設(shè)計(jì)

　　(1)入館

　　新的檔案入庫(kù)前，首先要根據(jù)檔案的類別、年份和密級(jí)等相關(guān)信息對(duì)新建檔案進(jìn)行編目，并通過(guò)終端管理器寫(xiě)入RFID標(biāo)簽，生成的電子標(biāo)簽數(shù)據(jù)被傳送到中心數(shù)據(jù)庫(kù)里以備系統(tǒng)其他模塊調(diào)用。

　　檔案入館的流程如圖2所示：

　　入庫(kù)時(shí)，檔案管理信息系統(tǒng)的儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)發(fā)出入館指令，然后讀取要入館的檔案盒信息，然后儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊與檔案自動(dòng)識(shí)別模塊進(jìn)行檔案盒信息匹配，匹配后由儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊分配該檔案盒的存放儲(chǔ)位，確認(rèn)無(wú)誤后，管理員發(fā)出入館確認(rèn)信息，確認(rèn)信息通過(guò)計(jì)算機(jī)總線傳遞至該檔案架，儲(chǔ)位指示點(diǎn)亮起，管理人員將檔案盒放至指示點(diǎn)所指示的儲(chǔ)位，按下儲(chǔ)位上的確認(rèn)按鈕，指示燈熄滅，確認(rèn)信號(hào)反饋回管理系統(tǒng)，入館結(jié)束。全部檔案入庫(kù)完畢后，在查詢管理子系統(tǒng)中可對(duì)已入館的檔案信息進(jìn)行查詢，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的可視化、動(dòng)態(tài)化管理。

　　(2)盤(pán)點(diǎn)

　　由于RFID的使用，盤(pán)點(diǎn)檔案變成一項(xiàng)簡(jiǎn)單快速的工作：由檔案管理信息系統(tǒng)的查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤(pán)點(diǎn)指令，RFID閱讀器立即完成對(duì)檔案的相關(guān)信息以及相應(yīng)的儲(chǔ)位信息的收集，并自動(dòng)返回所收集的信息與中心數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)。如對(duì)于不能匹配的信息，由管理人員持手持式閱讀器進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)，修改系統(tǒng)信息或現(xiàn)場(chǎng)信息，從而完成檔案盤(pán)點(diǎn)。

　　(3)查閱

　　檔案的查閱流程如圖3所示：

　　在查詢相關(guān)檔案時(shí)，管理員首先通過(guò)查詢管理子系統(tǒng)查閱檔案的編目號(hào)，系統(tǒng)將根據(jù)編目號(hào)提取中心數(shù)據(jù)庫(kù)里所儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)信息，核對(duì)無(wú)誤后發(fā)出出庫(kù)指令，儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)中的檔案自動(dòng)識(shí)別模塊將根據(jù)編目號(hào)映射其儲(chǔ)位編號(hào)，找到該檔案所存放的物理位置。管理員發(fā)出出庫(kù)指令，儲(chǔ)位指示燈亮起。當(dāng)檔案經(jīng)過(guò)出庫(kù)口時(shí)，出庫(kù)口的RFID閱讀器將讀取檔案信息反饋給管理系統(tǒng)，管理人員再次確認(rèn)所查檔案與所出庫(kù)檔案一致后確定出庫(kù)。此時(shí)，系統(tǒng)將記錄下檔案的出庫(kù)時(shí)間信息。如若反饋信息與查詢信息不一致，監(jiān)控模塊將向警報(bào)模塊發(fā)出異常警報(bào)。

　　(4)安全管理

　　安全管理子系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案館現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)時(shí)監(jiān)控與異常警報(bào)功能，以防止檔案被毀、被盜等。

　　(5) 防毀管理

　　每份檔案入館時(shí)先精確測(cè)量其重量、頁(yè)碼等物理特性,并存入RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng),由監(jiān)控模塊對(duì)這些信息進(jìn)行監(jiān)控。在檔案被查閱后歸還時(shí)，管理員對(duì)該檔案的物理特性再次進(jìn)行檢測(cè)，并與檔案借出之前的數(shù)據(jù)核對(duì)，從而可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案有沒(méi)有被撕毀、缺失等。

　　(6)防盜管理

　　所有館藏檔案均處于閱讀器的讀取范圍中。當(dāng)檔案被取出時(shí)，由出庫(kù)口的RFID閱讀器捕捉檔案信息，并與出庫(kù)指令信息進(jìn)行核對(duì)，如果檔案是未經(jīng)檔案管理信息系統(tǒng)發(fā)出出庫(kù)指令而異常離開(kāi)庫(kù)位，監(jiān)控模塊會(huì)激活警報(bào)模塊發(fā)出異常情況警報(bào)。

　　(7)銷毀

　　檔案的價(jià)值具有時(shí)間效應(yīng)，對(duì)于失去存檔價(jià)值的檔案需要進(jìn)行銷毀處理，以減輕對(duì)檔案管理資源的占用。當(dāng)檔案在入館時(shí)，將保管期限寫(xiě)入RFID標(biāo)簽并存儲(chǔ)于中心數(shù)據(jù)庫(kù)中。在保管過(guò)程中，當(dāng)有檔案達(dá)到保管期限時(shí)，銷毀管理子系統(tǒng)將自動(dòng)跳出檔案失效提示，由管理員做出銷毀或繼續(xù)保管處理。同時(shí)，管理人員也可以通過(guò)檔案銷毀管理子系統(tǒng)發(fā)出無(wú)線指令，由各檔案盒上的RFID標(biāo)簽反饋回保管期限信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的有效期管理。