據(jù)國(guó)家檔案局統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，截止2018年，全國(guó)檔案庫(kù)房面積為285.6萬平方米，而保存的檔案則有25284.5萬卷;還有各類聲像檔案、以磁盤光盤為載體的電子檔案、縮微膠片檔案等。而且每年各地檔案庫(kù)房還承擔(dān)著大量的檔案進(jìn)館儲(chǔ)存任務(wù)，絕大部分檔案庫(kù)房已接近飽和。因此如何更加高效的利用有限的檔案庫(kù)房資源，最大限度開發(fā)已有檔案庫(kù)房的保管能力，節(jié)約檔案庫(kù)房建設(shè)資金，成為各級(jí)檔案部門迫切需要解決的問題。另一方面，近些年隨著檔案寄存中心在各地的興起，檔案高密度存儲(chǔ)直接關(guān)系到寄存中心的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效應(yīng)。

將無線射頻技術(shù)應(yīng)用到高密度智能化檔案管理領(lǐng)域中，充分利用自動(dòng)化庫(kù)房的優(yōu)勢(shì)和無線射頻技術(shù)諸多優(yōu)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)庫(kù)房信息管理自動(dòng)化和檔案入出庫(kù)作業(yè)的自動(dòng)化，為提高檔案的流通效率發(fā)揮重要的作用。國(guó)內(nèi)外各個(gè)行業(yè)采用自動(dòng)化倉(cāng)庫(kù)的情況己經(jīng)充分證明，使用自動(dòng)化立體倉(cāng)庫(kù)能夠產(chǎn)生巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

實(shí)現(xiàn)檔案資料智能管理信息化。按照檔案資料日常的存儲(chǔ)、查詢、借閱、歸還、防盜等具體業(yè)務(wù)，對(duì)檔案流通進(jìn)行動(dòng)態(tài)的管理，系統(tǒng)通過RFID作為信息載體，對(duì)每個(gè)檔案流通的每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集和監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)辦理的自動(dòng)化，從而取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)工作流程。提高檔案管理整體的業(yè)務(wù)管理能力、減少差錯(cuò)率,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、提高對(duì)檔案管理的效率、簡(jiǎn)化了管理流程、降低了人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，為檔案管理提供了更為便捷、更為有效的管理模式，提高服務(wù)水平，提升管理的綜合實(shí)力。

RFID檔案管理系統(tǒng)工作流程

1.檔案入館

1、接收整理處工作人員接收檔案后，將檔案信息錄入系統(tǒng)，錄入的數(shù)據(jù)包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號(hào)、檔案密級(jí)、入庫(kù)時(shí)間、保存期限、檔案內(nèi)容摘要等。通過RFID電子標(biāo)簽打印機(jī)打印出一張電子標(biāo)簽，同時(shí)將檔案信息寫入電子標(biāo)簽芯片中。電子標(biāo)簽粘貼至檔案盒表面，標(biāo)簽外表印有檔案名稱、編號(hào)、類別、密級(jí)等基本信息。

2、粘貼好電子標(biāo)簽的檔案送至保管處進(jìn)行存放。存放前，保管處工作人員通過RFID讀卡器對(duì)檔案電子標(biāo)簽進(jìn)行掃描，登記入庫(kù)時(shí)間并設(shè)置具體的存放位置，從而在系統(tǒng)中建立檔案的入庫(kù)記錄。

2.檔案借閱

1、 借閱申請(qǐng)

在利用大廳安裝自助檔案信息查詢機(jī)，借閱人可以查詢出所需借閱檔案的信息，并通過查詢機(jī)打印出借閱小票，小票上打印所需借閱檔案信息(名稱和編碼)，同時(shí)，小票上也印有業(yè)務(wù)辦理的順序號(hào)，即查詢機(jī)也具有業(yè)務(wù)辦理自動(dòng)排號(hào)的功能。

2、 借閱登記

借閱人出示相關(guān)證件和借閱小票，利用大廳操作員登記所需借閱的檔案和借閱人的信息，確定后提交借閱申請(qǐng)記錄;對(duì)于某些必須要領(lǐng)導(dǎo)審批的檔案，檔案館領(lǐng)導(dǎo)可以通過軟件進(jìn)行在線審批，審批后借閱審計(jì)記錄生效。

3、 檔案查找

每層樓保管處工作人員電腦上安裝檔案流通管理子系統(tǒng)，一旦有新的借閱申請(qǐng)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將記錄顯示在計(jì)算機(jī)屏幕上。顯示的信息包括：檔案名稱、檔案編號(hào)、存放位置等，工作人員按照申請(qǐng)記錄進(jìn)行檔案查找。

查找完成后，工作人員必須通過讀卡器對(duì)電子標(biāo)簽進(jìn)行掃描，完成檔案出庫(kù)登記，系統(tǒng)中記錄檔案出庫(kù)時(shí)間、出庫(kù)檔案編號(hào)。

4、 檔案借出

保管處工作人員將檔案移交給利用大廳工作人員，檔案交給用戶前，必須在系統(tǒng)中進(jìn)行電子標(biāo)簽掃描登記，記錄借出時(shí)間和檔案編號(hào)。

3.檔案歸還

1、用戶完成檔案查閱后歸還檔案，工作人員掃描檔案電子標(biāo)簽，登記歸還時(shí)間和檔案編號(hào)，完成歸還登記。若用戶超過指定的查閱時(shí)間，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提醒;

2、保管處工作人員將檔案放回指定存放地點(diǎn)前，要進(jìn)行電子標(biāo)簽掃描登記，登記入庫(kù)時(shí)間，完成登記后，檔案變成入庫(kù)狀態(tài)。

4.檔案防盜

所有館藏檔案均處于閱讀器的讀取范圍中。當(dāng)檔案被取出時(shí)，由出庫(kù)口的RFID閱讀器捕捉檔案信息，并與出庫(kù)指令信息進(jìn)行核對(duì)，如果檔案是未經(jīng)檔案管理信息系統(tǒng)發(fā)出出庫(kù)指令而異常離開庫(kù)位，監(jiān)控模塊會(huì)激活警報(bào)模塊發(fā)出異常情況警報(bào)，以防止檔案被毀、被盜等。

5.檔案查詢管理

自助終端查詢

自助終端查詢主要提供給外來訪問人員查詢。一般情況下，在檔案大廳安置有一定的供其他人員進(jìn)行檔案信息查詢的自助查詢?cè)O(shè)備，通過該查詢終端設(shè)備，訪問人員可以根據(jù)自己的權(quán)限和需求查詢相應(yīng)的檔案庫(kù)資料信息。

網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)查詢

網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)查詢主要提提供給領(lǐng)導(dǎo)級(jí)別或管理者的查詢者。通過網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)查詢，能夠?qū)n案所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢和統(tǒng)計(jì)分析。包括：檔案數(shù)量、檔案利用率分析、借閱明細(xì)查詢等。為管理者提供管理的依據(jù)，并實(shí)現(xiàn)對(duì)基層工作情況的在線監(jiān)控。

6.檔案銷毀提醒

檔案的價(jià)值具有時(shí)間效應(yīng)，對(duì)于失去存檔價(jià)值的檔案需要進(jìn)行銷毀處理，以減輕對(duì)檔案管理資源的占用。當(dāng)檔案在入館時(shí)，將保管期限寫入RFID標(biāo)簽并存儲(chǔ)于中心數(shù)據(jù)庫(kù)中。在保管過程中，當(dāng)有檔案達(dá)到保管期限時(shí)，軟件將自動(dòng)跳出檔案失效提示，由管理員做出銷毀或繼續(xù)保管處理。

7.檔案盤點(diǎn)管理

采用RFID技術(shù)進(jìn)行檔案資料的盤點(diǎn)，使得原來沉重繁瑣的檔案盤點(diǎn)工作變成一項(xiàng)簡(jiǎn)單快速的工作。檔案管理系統(tǒng)發(fā)出盤點(diǎn)指令，庫(kù)房管理終端發(fā)送盤點(diǎn)指令到移動(dòng)終端，庫(kù)房管理員根據(jù)移動(dòng)終端上的提示，讀取檔案格和存放的檔案的的標(biāo)簽信息，完成一個(gè)檔案格的盤點(diǎn)操作，依次進(jìn)行直到完成所有檔案的盤點(diǎn)操作。

8.檔案環(huán)境監(jiān)測(cè)管理

檔案管理的環(huán)境也是極其重要的，由于大多數(shù)珍貴富有價(jià)值的原件檔案資料均采用紙質(zhì)的介質(zhì)保存方式，在一定程度上不可避免的受到保存環(huán)境的影響，包括灰塵、光線、濕度、溫度等影響因素，其中環(huán)境溫度和濕度的影響較為突出。

為了確保被保存的檔案資料能夠完整無損的保護(hù)好，采用室內(nèi)環(huán)境監(jiān)測(cè)控制系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案資料室的環(huán)境指標(biāo)要求，即溫度和濕度監(jiān)控系統(tǒng)。

RFID技術(shù)極大地增強(qiáng)了管理者對(duì)庫(kù)區(qū)存儲(chǔ)物品的信息收集、交換與跟蹤能力。管理者無需打開檔案盒，只需將粘有RFID標(biāo)簽的檔案盒在閱讀器前經(jīng)過，就可以讀取芯片中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)。不怕油漬、灰塵污染等惡劣環(huán)境，能在惡劣環(huán)境下工作。不像條碼、磁卡等介質(zhì)，如果表面不整潔就無法準(zhǔn)確試讀。

和傳統(tǒng)的條形碼、磁卡等數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)相比，RFID標(biāo)簽可存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)量大大增加，1K甚至8K的容量，可以存儲(chǔ)更多的信息，對(duì)于檔案管理應(yīng)用，完全可以將檔案的基本信息和借閱記錄寫入芯片中進(jìn)行存儲(chǔ)。

標(biāo)簽的數(shù)據(jù)存取具有密碼保護(hù)，識(shí)別碼獨(dú)一無二，無法仿造，這種高度安全性的保護(hù)措施使得標(biāo)簽上的數(shù)據(jù)不易被偽造和篡改。

傳統(tǒng)條形碼的載體是紙張，因此容易受到污染，但RFID對(duì)水、油和化學(xué)藥品等物質(zhì)具有很強(qiáng)抵抗性。此外，由于條形碼是附于塑料袋或外包裝紙箱上，所以特別容易受到折損;RFID標(biāo)簽是將數(shù)據(jù)存在芯片中，因此可以免受污損。

在被覆蓋的情況下，RFID能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質(zhì)，并能夠進(jìn)行穿透性通信。而條形碼掃描機(jī)必須在近距離而且沒有物體阻擋的情況下，才可以辨讀條形碼。

RFID標(biāo)簽可適應(yīng)檔案管理常規(guī)的消毒、高低溫殺蟲等環(huán)境，不會(huì)導(dǎo)致標(biāo)簽內(nèi)儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)丟失。